
Ada banyak manfaat perjalanan bisnis bagi perusahaan, salah satunya adalah untuk kepentingan pengembangan bisnis dan perusahaan.
Suatu perjalanan bisa dikatakan sebagai perjalanan bisnis bila dilakukan dengan jarak perjalanan minimal 5 kilometer dari batas kota. Untuk memantau anggarannya, kita bisa mengandalkan software akuntansi yang mudah ditemukan di Spenmo.id.
Ada tiga jenis perjalanan bisnis, yakni perjalanan bisnis berdasarkan wilayah tujuannya, perjalanan bisnis berdasarkan transportasi yang digunakan, serta perjalanan bisnis berdasarkan tujuan bisnis.
Perjalanan bisnis cukup penting bagi keberlangsungan bisnis perusahaan. Berikut ini beberapa manfaatnya.
Manfaat perjalanan bisnis untuk perusahaan
Terkadang, dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk satu kali perjalanan bisnis. Namun, hasilnya akan sepadan bahkan melebihi ekspektasi untuk perkembangan dan kemajuan bisnis. Berikut ini manfaat perjalanan bisnis.
1. Memiliki pengalaman untuk mengikuti tender atau proyek bisnis
Manfaat perjalanan bisnis bagi seorang pimpinan adalah agar mengetahui prosedur dan persyaratan mengikuti tender atau proyek bisnis tertentu.
Misalnya saja, pembuatan proposal surat penawaran harga (SPH) yang berisikan informasi terkait teknis dan persyaratan administrasi serta profil perusahaan.
2. Terbiasa berkomunikasi dan bekerja sama dengan rekan bisnis
Pimpinan perusahaan atau karyawan terkait memiliki skill berkomunikasi dengan kolega dan rekan bisnis lebih luwes karena terbiasa melakukan pertemuan bisnis dan kerja sama bisnis.
Hal-hal yang harus dikuasai adalah berkomunikasi terkait prosedur dan mekanisme bentuk kerja sama bisnis hingga perhitungan profit sharing.
Dengan begitu, pimpinan atau karyawan yang ditunjuk untuk melakukan kerja sama dengan kolega dan partner bisnis bisa melakukan pendekatan sehingga tujuan bisnisnya tercapai.
Dalam beberapa kasus, bisa jadi karyawan atau pimpinan akan dihadapkan pada investor baru.
3. Memantau perkembangan bisnis
Tujuan perjalanan bisnis yang ketiga ini hanya bisa dirasakan oleh perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang atau cabang bisnis yang tersebar di beberapa kota atau daerah.
Kita bisa memantau bagaimana perkembangan dan kemajuan bisnis di cabang perusahaan tersebut.
Atau, bisa saja saat kita akan membuka kantor cabang atau perusahaan cabang baru, maka perjalanan bisnis bisa dimanfaatkan untuk memantau langsung wilayah yang dimaksud apakah lokasi yang strategis untuk mengembangkan bisnis di sana.
4. Pengembangan SDM
Ada beberapa tujuan perjalanan bisnis yang bisa dimanfaatkan untuk perkembangan kinerja dan kualitas karyawan.
Misalnya saja, perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan, perjalanan bisnis untuk seminar atau rapat kerja nasional, sampai perjalanan bisnis untuk mengikuti rapat umum pemegang saham (RUPS).
Untuk mengembangkan skill dan pengetahuan karyawan dibutuhkan pendidikan dan pelatihan diklat khusus yang berkaitan dengan profesi.
Sekalipun pelatihan berupa seminar atau rapat kerja, karyawan perlu mengikutinya untuk melatih daya pikir dan cara berpikir kreatifnya.
Bagaimana cara mengatur anggarannya?
Hal penting apa saja yang harus diperhatikan dalam mengatur perjalanan bisnis? Pertama adalah lokasi yang dituju dan tujuan perjalanan bisnis.
Selanjutnya adalah memperhatikan schedule perjalanan bisnis yang meliputi waktu keberangkatan karyawan, waktu istirahat selama melakukan perjalanan bisnis, kegiatan bisnis di lokasi tujuan, sampai waktu kembali ke kantor.
Hal penting lain yang perlu diperhatikan di antaranya dokumen-dokumen yang dibutuhkan, transportasi apa yang akan digunakan menuju dan selama di kota tujuan, serta akomodasi sampai anggaran yang dibutuhkan.
Biaya perjalanan bisnis diklasifikasikan ke dalam tiga jenis yakni biaya perjalanan bisnis yang berkaitan dengan akomodasi karyawan seperti biaya tiket transportasi, biaya penginapan, dan biaya makan selama melakukan perjalanan bisnis.
Biaya selanjutnya adalah biaya operasional bisnis perusahaan untuk mendukung kelancaran dan kesuksesan bisnis. Misalnya saja, biaya makan saat meeting dengan klien, biaya sewa working space, biaya pencetakan dokumen, dan lain sebagainya.
Terakhir, adalah biaya kesehatan. Biaya kesehatan bisa dimasukkan ke dalam dana darurat dalam anggaran biaya perjalanan bisnis.
Bila karyawan mengalami gangguan kesehatan dikarenakan kecelakaan selama melakukan perjalanan bisnis, maka dana darurat bisa digunakan untuk mengobati karyawan hingga sembuh.
Yang terjadi di lapangan justru sulit sekali mengatur anggaran perjalanan bisnis karena beberapa problem yang terjadi selama dan sesudah melakukan perjalanan bisnis.
Problem yang paling sering terjadi adalah dokumen transaksi pendukung hilang atau terselip sehingga sulit untuk menyertakan bukti otentik dari biaya perjalanan bisnis tersebut.
Belum lagi, setibanya karyawan sampai kantor masih harus melakukan follow up terkait bisnis yang dibahas selama perjalanan bisnis sehingga seringkali lupa untuk mengajukan reimbursement karena sistem pengajuan yang manual.
Oleh karena itu, agar laporan keuangan perjalanan bisnis dan kemudahan mengatur biaya perjalanan bisnis selanjutnya sebaiknya memanfaatkan software akuntansi yang memiliki fitur pengajuan klaim karyawan mudah dan cair cepat.